Una de las principales cosas que afectan la productividad es el hecho de que estamos a la disposición de interrupciones: situaciones que afectan la concentración y el enfoque como lo son las notificaciones, las redes sociales, el correo electrónico, Slack, Microsoft Teams, entre otras.
Digital, mental o análogamente todas las personas tenemos listas de cosas por hacer (ToDos), estas incluyen obligaciones de trabajo, escuela, de la casa, personales o incluso de actividades de relajación y entretenimiento. En un futuro artículo estableceré el argumento de porque a pesar de ser una persona que me dedico a la tecnología prefiero que estas listas sean escritas con papel y pluma, es decir, análogas.
Empezamos un día normal con una lista de cosas por hacer que incluye lo que a nuestra mejor estimación alcanzaremos a completar, pero en las primeras horas el jefe nos pide hacer algo diferente que “urge para ayer”, un compañero de trabajo necesita de nuestra ayuda para algo que “le urge” y algún amigo o familiar nos pide un favor. Esto debería de estar contemplado al momento de planear pero no es así. De pronto, nuestra lista incluye más cosas de las que podemos completar (y siendo sinceros, probablemente la lista ya excedía nuestra capacidad ya que los humanos no somos muy buenos estimando y somos muy optimistas al respecto).
Después de hacer cosas que nos han impuesto como prioridades volvemos a la lista y nos damos cuenta de la hora, inmediatamente la siguiente pregunta nos acecha:
¿Qué es lo que voy a alcanzar a a hacer en el tiempo que me queda del día?
Estas tres tácticas te ayudarán a filtrar y descubrir las tareas que merecen prioridad:
1. Reconocer que no todo es importante y saber diferenciar entre urgente e importante.
El encabezado lo dice: no todo lo que urge es importante. También es cierto qué hay cosas urgentes que no son importantes pero que de no hacerlas tienen consecuencias. Hay que saber reconocer que es verdaderamente importante en nuestro alrededor para poder darle la prioridad necesaria, y desafortunadamente, muchas cosas que llegan parecen importantes y urgentes pero no lo son. Analiza cada tarea con estas preguntas para reconocer su valor:
- ¿De verdad es necesario hacer esto?
- ¿Puedo delegar esto a alguien más?
- ¿De verdad es necesario hacerlo hoy?
- Si varias tareas compiten en este criterio, ¿cuál es la afectación por no hacerlo hoy?
2. Organizar las tareas en la prioridad adecuada.
Hasta escribir este artículo no sabía que la manera de organizar las tareas que practico tiene un nombre: La matriz de Eisenhower. Esta es mi versión:
El éxito de esta matriz depende de la sinceridad y objetividad de lo que cada tarea representa. En el caso de que tenga que hacer cosas de todos los cuadrantes la numeración es la que determina la prioridad en la lista, la mayoría es obvio a excepción de lo urgente/no importante, normalmente estas tareas corresponden a situaciones que de no hacerlas tendrán consecuencias y por eso tienen prioridad sobre lo importante/no urgentes.
Como es de suponer, una vez que la prioridad o valor de lo que tenemos que hacer (#1) procedemos a colocarlas en la matriz (#2) y con esto podemos crear nuestra lista. El orden de la lista importa y no debemos saltar tareas, así que asegúrate de que el orden sea correcto.
Es importante que una vez que tenemos nuestro día completo no escribamos las demás tareas en esa lista, sólo causarán distracción mental de nuestro objetivo. Mantén otra lista aparte con las demás tareas y únicamente incorpora las que deben ser hechas.
3. De ser necesario, comunicar a las personas que serán afectadas para establecer expectativas.
Puede ser que una vez que tengamos nuestra lista dejemos para después una tarea que hayamos prometido a alguien más en ese día en particular, antes de empezar nuestra lista debemos avisar sobre el retraso y de ser posible una nueva fecha de compromiso para hacerla.
Este es un paso que parece obvio y trivial pero muchas personas no lo hacen, no sólo es un acto de respeto y educación para con los demás sino que también es una manera de prevenir interrupciones durante el día porque esa persona esta esperando. Una interrupción de 5 minutos puede costarnos entre 20 y 60 minutos de tiempo perdido cuando hacemos tareas de alta demanda cognitiva o de concentración, si nuestro día ya esta saturado y podemos evitarlo, hagámoslo.
Conclusión
Con estas tres tácticas estamos creando consciencia de lo que de verdad importa. Este es el primer vistazo a las listas de tareas que te ayudarán a ser más productivo en tu día a día.